Mencegah Penipuan oleh Karyawan

Penggelapan dan segala jenis penipuan keuangan lain barangkali merupakan bentuk pencurian paling umum oleh karyawan. Bisnis kecil cendeung menjadi korban karena mereka tidak memiliki kontrol untuk mencegahnya. Gunakan tips di bawah ini membantu melindungi bisnis Anda dari anggota staf yang nakal.

Pisahkan tugas-tugas

Tidak boleh ada seorang pun karyawan yang boleh mengontrol transaksi keuangan dari awal hingga akhir. Orang yang menulis cek tidak boleh sama dengan yang menandatangani cek. Orang yang membuka surat tidak boleh mencatat piutang dan merekonsiliasi rekening. Dengan membagi tanggung jawab, Anda akan mempersulit orang-orang yang ingin berbuat curang dan memanipulasi catatan.

Ambillah sendiri laporan bank Anda

Jangan beri kesempatan kepada orang yang berpeluang menggelapkan untuk menghancurkan atau menghilangkan bukti perbuatan jahatnya. Pemilik bisnis atau akuntan eksternal bertugas menerima laporan bank dalam keadaan tertutup dan bertugas membatalkan cek setiap bulan. Periksalah cek-cek itu secara hati-hati. Periksa nama terbayar, tanda tangan, dan pengesahan setiap cek. Perhatikan tanda-tanda penipuan seperti:

* Cek ke pemasok atau orang yang tidak Anda kenal
* Cek dengan nilai lebih tinggi daripada yang diizinkan untuk kas kecil
* Tanda tangan yang nampak dipalsukan
* Cek hilang, atau nomor cek sudah kedaluwarsa
* Cek yang dibuat untuk pihak ketiga namun disahkan oleh seseorang di perusahaan Anda
* Cek yang nama terbayar tidak tercantum di dalam daftar Anda

Lindungi cek perusahaan Anda

Jangan gegabah dengan cek perusahaan Anda Simpanlah di laci terkunci dan jangan memberikan kunci ke siapa pun. Gunakan cek bernomor, dan periksalah sesering mungkin nomor dari cek yang hilang. Gunakan prosedur “membatalkan pengesahan cek” yang menghendaki Anda (pemilik) memvalidasi semua item yang dibatalkan pengesahannya. Semua cek di atas nilai nominal harus memiliki dua tanda tangan (yang salah satunya adalah milik Anda). Dan jangan pernah menandatangani cek kosong.

Tanda tangani setiap cek gaji secara pribadi

Ini memang memakan waktu, namun biasanya hasilnya sepadan. Periksalah cek untuk memastikan apakah cek dikirim ke orang yang Anda kenal. Apabila ada nama yang tidak dikenal, cari orang tersebut. Hitunglah jumlah orang di dalam daftar gaji setiap minggu, dan periksalah apakah jumlahnya cocok dengan jumlah cek yang Anda buat. Pastikan file master penggajian perusahaan tidak dapat diubah tanpa persetujuan dan tanda tangan. Opsi lainnya: pisahkan rekening bank untuk penggajian, dan simpan jumlah yang sesuai untuk gaji di rekening tersebut; kemudian segera lakukan rekonsiliasi bulanan.

Periksa dengan seksama piutang Anda

Tugaskan lebih dari satu karyawan di dalam proses penghitungan dan verifikasi tanda terima yang masuk. Pastikan semua cek yang masuk sudah disahkan. Pertimbangkan untuk membeli stempel “untuk simpanan saja”, dan gunakan di semua cek yang masuk untuk mencegah karyawan menguangkannya. Periksalah secara pribadi keluhan pelanggan yang kreditnya belum diterima untuk pembayaran. Buatlah salinan untuk data sisi muka dan belakang cek pelanggan dan pasikan cek dikirim ke rekening bisnis Anda.

Beri waktu liburan bagi pemegang buku

Seorang karyawan yang pernah berhasil menggelapkan sesuatu mungkin akan berupaya untuk terus melakukannya. Banyak pemilik usaha kecil yang terkejut melihat karyawan yang nampak loyal – mereka tidak pernah libur dan tidak pernah cuti/izin sakit – ternyata sesungguhnya mencuri sesuatu dari mereka. Alasan bagi orang tersebut untuk selalu berada di kantor adalah untuk menutupi jejak kertas yang rumit. Liburkan karyawan yang menjalankan proses akuntansi/pembukuan setiap tahun. Idealnya, liburan akan berlangsung selama dua minggu, dan terjadi di akhir bulan, ketika buku sedang ditutup. Gunakan waktu ini untuk meminta orang lain memeriksa pembukuan dan mencari ketidakberesan.

Auditlah pembukuan Anda secara berkala

Mintalah auditor dari luar untuk mengaudit pembukuan Anda sekurangnya sekali setahun. Ini akan mempersulit pencuri dalam menghilangkan jejak perbuatannya. Audit ini harus tidak terjadwal dan harus mengejutkan; pastikan audit tidak berlangsung pada waktu yang sama setiap tahunnya. Apabila Anda mencurigai ada penipuan, pertimbangkan khususnya untuk meminta “audit penipuan” dan bukan “audit umum”. Jenis audit ini dirancang untuk mengungkapkan dan mencegah jenis kerugian ini.

Pahami pembukuan Anda

Penggelapan biasanya terjadi ketika pembukuan terlihat kacau dan tidak terawasi, yang memudahkan karyawan untuk menyimpan uang tunai dan tanda terima. Sebagai pemilik bisnis, Anda harus mengenal pembukuan perusahaan dan sistem pencatatan data. Dengan cara ini Anda dapat dengan mudah memeriksa pembukuan dan memastikan tidak ada yang keliru. Apabila Anda bukan “orang yang mengerti angka”, mintalah akuntan menunjukkan apa yang Anda cari, atau ambillah pelajaran akuntansi di sekolah setempat. Dengan mempercayai orang lain untuk mengawasi bagian yang paling penting di dalam bisnis Anda ini hanyalah membuka pintu ke arah penipuan.

Amankan perangkat lunak pembukuan Anda

Jangan biarkan ada akses tidak sah ke perangkat lunak pembukuan Anda. Jangan menempatkan komputer yang menyimpan pembukuan di jaringan. Pastikan komputer dan perangkat lunak terlindungi dengan sandi. Ubahlah sandi secara berkala untuk mencegah orang yang tidak berhak mengakses program. Apabila Anda masih menggunakan buku besar di atas kertas, simpanlah di laci terkunci.